PEC: come funziona, quando inviarla e come risalire all’indirizzo di posta elettronica certificata di un’azienda

COSENZA – La PEC è una casella di posta elettronica certificata, vale a dire un indirizzo e-mail che permette di inviare lettere e documenti con un valore legale comparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Al confronto con una casella di posta elettronica semplice, la PEC consente di usufruire di funzionalità aggiuntive, che offrono la certezza della consegna del messaggio, tenendo traccia anche dell’ora esatta di spedizione e ricezione da parte del destinatario. Inoltre, i messaggi vengono inviati in base a protocolli specifici che assicurano l’integrità dei contenuti e degli allegati, in quanto non è possibile modificarli in alcun modo.

Quali garanzie offre la posta elettronica certificata

I servizi di gestione della posta elettronica certificata prevedono l’emissione di avvisi di spedizione e consegna delle email, dove sono indicate la data e l’ora. In caso di mancata consegna, per qualsiasi motivo, viene rilasciata una relativa comunicazione: questo sistema consente quindi di non avere alcun dubbio riguardo all’effettiva ricezione delle email. In caso di necessità, tali notifiche possono essere anche riprodotte in quanto conservate dal gestore del servizio per circa due anni e mezzo, con uguale valore legale delle notifiche originali.

Già dal 2020 le imprese e i liberi professionisti sono stati obbligati a possedere un domicilio digitale, e la PEC rappresenta una delle modalità messe a disposizione per rispondere a questo requisito. Infatti, si può dire che tutte le aziende italiane possiedano una PEC che permette loro di conformarsi a quanto previsto dalla legge.

I messaggi di posta elettronica inviati tramite una casella PEC possono essere aperti solo da un’altra casella PEC, per questo motivo è importante conoscere l’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario. A tal proposito, è possibile leggere l’approfondimento su come risalire alla pec messo a disposizione da Letterasenzabusta.com, che illustra in modo dettagliato le alternative possibili.

Quando utilizzare la posta elettronica certificata

Prima di tutto è importante considerare che, come si è detto, per scrivere ad una casella PEC occorre allo stesso modo utilizzare una casella PEC. Le occasioni in cui è necessario ricorrere ad una casella di posta elettronica certificata sono diverse: principalmente si tratta di corrispondenza con gli ufficio di P.A. oppure di comunicazioni ai propri dipendenti e collaboratori.

Si raccomanda di utilizzare la PEC anche per inviare documenti commerciali, per spedire le buste paga, per trasmettere ad altre sedi lettere circolari e avvisi di ogni genere. L’uso di questa casella è sempre consigliato per lo scambio di documenti, inoltre gli uffici pubblici sono obbligati ad utilizzarla con chiunque ne faccia richiesta.

Come risalire ad un indirizzo PEC

Arrivare alla PEC di un’azienda o di un professionista è piuttosto semplice, l’unica informazione da reperire è la partita Iva del soggetto in questione.

Oppure è possibile ricorrere ad un servizio online, come quelli offerti da Registroimprese.it o INI PEC è ugualmente molto semplice. Anche in questo caso basta conoscere la ragione sociale e la partita Iva dell’azienda in questione, per ottenere tutte le informazioni e i recapiti, compresa, appunto, la casella PEC.

Il portale Registroimprese.it permette di conoscere le informazioni provenienti dalle camere di commercio riguardo a qualsiasi azienda: nel caso in cui la necessità fosse unicamente quella di ottenere l’indirizzo PEC, la risposta è rapida e senza alcun costo.

Per conoscere la pec di un’impresa è anche possibile richiedere la visura camerale, un documento emesso dalla Camera di Commercio, che contiene tutte le informazioni relative ad un’azienda o ad un’attività professionale: ragione sociale, anagrafica, sede legale e domicilio digitale, ovvero casella PEC.

Per richiedere la visura camerale di un’azienda ci si può recare direttamente alla camera di commercio locale, oppure ricorrere al servizio online di Registroimprese.it. Il costo di una visura camerale è di pochi euro.