COSENZA – Negli ultimi anni è emerso in modo evidente quanto per le imprese sia importantissimo investire nella digitalizzazione per gestire nel migliore dei modi le spese dei dipendenti, eliminando sprechi e inefficienze. La semplificazione di questo processo passa sempre più spesso per l’adozione di metodi efficaci di automazione, come quello di Soldo che ha sviluppato la piattaforma di riferimento nel settore della gestione delle spese aziendali.
Sempre più imprese scelgono infatti di automatizzare la gestione delle spese aziendali con questo sistema ideato da Soldo e in grado di apportare vantaggi significativi ad ogni azienda, a prescindere dalla sua grandezza. Soldo è infatti una piattaforma ideale per la gestione dello spend management, in quanto permette di assegnare delle carte di pagamento con budget e limitazioni personalizzabili per ogni dipendente, e di superare quindi il modello obsoleto di gestione dei rimborsi delle spese dei dipendenti.
I tanti vantaggi garantiti da Soldo
Con la piattaforma ideata da Soldo tutte le carte possono essere collegate al conto aziendale, in modo da tracciare in tempo reale ogni spesa e da definire i parametri personalizzati per l’utilizzo delle carte (per esempio è possibile impostare dei differenti budget, variare i settori merceologici che possono essere oggetto di acquisti e le aree geografiche di utilizzo). Ai dipendenti e ai collaboratori, grazie a questo strumento, viene richiesto soltanto di scattare una foto di una ricevuta e di caricarla sulla piattaforma con un semplice click (in modo da associarla automaticamente ad una transazione).
Così facendo i dati vengono inviati direttamente in modo immediato alla piattaforma che può a sua volta essere integrata anche con tutti i principali software di contabilità. Anche la reportistica viene decisamente facilitata dall’uso di Soldo, visto che tutte le spese rimangono sempre facili da consultare in qualsiasi momento. Questo processo di automazione permette inoltre anche di conservare il registro di tutte le spese in maniera digitale, evitando gli sprechi e i costi relativi alla produzione dei faldoni cartacei.
Soldo rende quindi ottimale la gestione dei rimborsi, consentendo alle imprese di evitare sprechi e perdite di tempo. La piattaforma può inoltre essere integrata anche con i sistemi di pagamento di ultima generazione, come ad esempio Apple Pay o Samsung Pay, e quindi con i pagamenti effettuati direttamente tramite smartphone o smartwatch. La creazione di una realtà dinamica nella gestione dei rimborsi permette inoltre a dipendenti e collaboratori di sviluppare una maggiore soddisfazione nello svolgimento del proprio lavoro.
L’importanza di una gestione adeguata delle spese aziendali
Molto spesso, ancora oggi, le aziende chiedono ai propri dipendenti e ai collaboratori di anticipare delle spese per poi gestire i rimborsi attraverso un apposito ufficio contabilità. Si tratta però di una procedura che provoca molti sprechi, sovraccarichi di lavoro e inefficienze. Il dipendente in questi casi deve infatti associare ad ogni spesa una ricevuta o uno scontrino, prestando attenzione a conservarli in maniera adeguata.
Il reparto contabilità deve poi associare ad ogni spesa una relativa ricevuta, operazione che se fatta manualmente può comportare degli errori, e controllare che le spese siano in linea con la policy aziendale (non sempre facile da appurare). Solo al termine di questo iter vengono poi emessi i rimborsi, con la logica conseguenza che dipendenti e collaboratori si trovano ad attendere molto tempo prima di ricevere i soldi anticipati in passato (elemento che provoca insoddisfazione).
Uno studio realizzato da Assolombarda Confindustria Milano e Monza che aveva come oggetto la semplificazione ha messo in evidenza che la burocrazia incide negativamente sulle imprese italiane, provocando una perdita del 4% del fatturato per le piccole imprese e una perdita del 2,1% per le medie imprese. Risulta quindi evidente quanto sia importante semplificare il ciclo di gestione dei rimborsi, sfruttando i tanti vantaggi dell’automazione.
Il ruolo fondamentale dell’automazione
Un processo automatizzato nella gestione dei rimborsi permette di ottimizzare i risultati conseguiti da un’impresa e di controllare in tempo reale tutte le spese dei dipendenti. In questo modo le imprese possono facilmente riuscire ad evitare molti sprechi e l’insoddisfazione che si può generare in lavoratori e dipendenti per l’attesa per i rimborsi delle spese sostenute. L’automazione delle spese è parte integrante del processo di digitalizzazione delle imprese, molto importante perché incide su vari fattori, come ad esempio:
- Produttività aziendale.
- Ricerca di nuovi clienti.
- Miglioramento dell’efficienza del business.
- Riduzione dei costi.
- Innovazione in tutti i processi.
- Gestione smart e facilitata.
L’automazione permette anche di ottimizzare il ricorso alle risorse umane, potendo concentrare così la forza lavoro sulle attività maggiormente produttive per l’impresa. Inoltre consente anche di verificare in modo rapido e immediato, prima ancora che queste vengano effettuate, che ogni spesa sia in linea con le policy aziendali. In conclusione quindi automatizzare significa semplificare la gestione delle spese e dei relativi rimborsi, riducendo gli sprechi di tempo e di risorse.